現金手渡しで領収書なしの経費は認められる？

現金で払ってその場で領収書をもらい忘れた。税務調査が来たらどうなるのか、本当に経費として認められないのか、そんな不安を抱えていませんか。

飲食店を経営していると、業者への支払いや突然の資材購入で現金取引が避けられない場面は頻繁に発生します。しかし証拠が残らない現金払いは、税務署から最も疑われやすく、使途不明金として否認されるリスクが高いのです。

実は所得税や法人税では領収書がなくても経費が認められる可能性があります。ただし消費税は別で、インボイス保存が必須という制度差があるため、同じ支出でも経費は通っても消費税控除は否認される事態が起こりうるのです。

この記事では、現金で渡して領収書がない場合でも経費を認めてもらうための具体的な証拠の残し方、税務調査で指摘されないための対策、そして2024年から完全義務化された電子取引への対応まで、飲食店経営者が知っておくべき実務のすべてを解説します。

>>飲食店に強い税理士の選び方と活用法

現金手渡し・領収書なしの基本とリスクを理解する

経費として認められない可能性

現金でそのまま渡して領収書をもらわなかった支払い。飲食店を経営していると、こうした場面は想像以上に多く発生します。業者への外注費を現場で手渡したり、突然の資材購入で急いで支払ったり。そのときは問題ないと思っていても、後になって困る事態に発展するケースは珍しくありません。

所得税や法人税の世界では、領収書がなくても必ずしも経費が否認されるわけではないのです。法律上、領収書の保管が経費計上の絶対条件とは書かれていません。しかし現実の税務調査では、証拠がないと調査官は経費として認めてくれない傾向が強いわけです。

つまり法律と実務の間にギャップがある。証拠書類が何もない支出は、本当に事業のために使ったのか証明できず、使い道が不透明な金として扱われてしまいます。

税務調査で指摘されやすい状況

税務署の調査官は、どこを見ているのか。彼らは膨大な領収書をひとつひとつチェックしながら、日付や金額、支払先、取引の内容が妥当かどうかを確認します。そこで領収書がないと、すぐに疑いの目が向けられます。

調査官にも実はノルマがあり、短期間で調査を終わらせたいと考えています。だからこそ、書類がきちんと整理されていて説明がつく会社なら、スムーズに終わる可能性が高い。逆に、領収書がない支出が大量にあったり、高額な取引で証拠がなかったりすると、経理管理がずさんだと判断され、より厳しく調べられる結果を招きます。

現金中心の商売を続けている飲食店や小売店は、どうしてもこのリスクを抱えやすいのです。記録が残りにくい現金取引が多いと、税務署から選ばれやすくなる傾向さえあります。

使途不明金とみなされるケース

証拠がない支出は、税務調査で何と呼ばれるか。それが使途不明金です。本当に事業に関係する支払いだったのか証明できないため、その分の所得が増えたとみなされ、追加で税金を課される事態になりかねません。

架空の経費を計上して脱税しているのではないかと疑われれば、重加算税まで課される可能性が出てきます。領収書をほとんど紛失していて、自分で書いたメモだけで経費を主張する状況は、調査官の印象を著しく悪くするのです。

たとえ実際には正当な支出だったとしても、証明する手段がなければ税務署は認めてくれません。これが現金で渡して領収書をもらわない取引の最大のリスクです。

現金手渡し・領収書なしの支払いで確認すべきこと

支払先・支払日・金額・目的の記録

領収書がない場合でも、経費として主張するには最低限の情報が必要です。それが支払日、支払先、金額、そして取引の目的という四つの要素。これらを明確に記録していなければ、後から何を言っても説得力が生まれません。

実務では、現金で支払った瞬間にその場でメモを取る習慣をつけることが重要になります。誰に、いつ、いくら、何のために払ったのか。スマートフォンのメモ機能でも構いませんし、小さなノートでも良い。とにかく記録を残すことです。

支払いから時間が経ってしまうと、記憶は曖昧になります。一週間前の現金払いの詳細を正確に思い出せる人はほとんどいません。だからこそ即時記録が鉄則なのです。

現金手渡しの特性と証拠の残りにくさ

現金という支払い手段には、決定的な弱点があります。それは痕跡が残らないということ。銀行振込なら通帳に記録が残り、クレジットカードなら利用明細が発行されます。しかし現金は、手から手へ移った瞬間に証拠が消えるのです。

飲食店では仕入先への支払いや職人への日当など、現金での取引がどうしても発生します。業界の慣習として、現金払いが当たり前になっている場面も多いでしょう。

しかし税務の世界では、現金取引ほど疑われやすいものはありません。記録が残らないからこそ、架空の経費を計上しやすいと考えられているのです。実際には真面目に商売をしていても、証拠がなければ疑われてしまう理不尽さがあります。

振込・クレジットなど他の支払い方法との比較

では、現金以外の支払い方法はどうか。銀行振込の場合、通帳の記録が客観的な証拠になります。いつ、誰に、いくら支払ったかが一目瞭然です。クレジットカードの利用明細も同様で、日付や金額、支払先がはっきり記載されています。

特にクレジットカードは、手書きの領収書よりも信頼性が高いとさえ言われます。機械的に印字された情報は改ざんが難しく、税務調査でも有力な証拠として扱われるのです。

実は、税務調査官の視点で考えると、振込やカード払いの方が圧倒的に話が早い。記録が明確だから確認作業がスムーズに進み、調査全体が短時間で終わります。これは事業者にとっても大きなメリットです。現金払いにこだわる理由が特にないなら、できる限り電子決済や振込に切り替えた方が後々の手間が減ります。

現金手渡し・領収書なしの場合の対応と証拠の残し方

領収書の再発行や他の証拠の確保

領収書をなくしてしまった場合、まず試すべきは再発行の依頼です。支払先に連絡して、再発行してもらえないか頼んでみる。多くの場合、再発行と明記された領収書を発行してくれます。

ただし、領収書の再発行は基本的に難しいと考えてください。発行する側にもリスクがあるからです。経費を水増しして脱税する手助けをしたと疑われる可能性があるため、断られるケースも珍しくありません。

領収書がどうしても手に入らない場合は、他の証拠を集めましょう。レシートが残っていればそれを使えますし、請求書や納品書、支払いを証明するメールのやりとりなども有効です。会議の案内状や訪問記録、写真など、取引の事実を補強する資料は何でも保存しておくべきです。

出金伝票・現金出納帳・支払メモの作成

領収書もレシートも何もない。そんなときの最終手段が出金伝票です。これは自分で作成する書類で、日付、支払先、金額、取引内容の四つを記載します。

出金伝票は現金の支出を記録するためのものなので、クレジットカードや銀行振込の場合は使ってはいけません。それらには必ず利用明細という客観的な証拠が残るからです。

飲食店でよくあるのは、電車賃やバス代を現金で払った場合。こうした交通費は領収書が出ないため、出金伝票で記録します。取引先への訪問目的や訪問先も一緒に書いておくと、事業関連性がはっきりして信憑性が高まります。

また、香典や祝儀のような慶弔費も領収書が出ない典型例です。この場合、会葬礼状や案内状を出金伝票に添付すると、証明力が飛躍的に向上します。

現金出納帳も重要です。日々の現金の出入りをきちんと記録していれば、調査官は帳簿の管理がしっかりしていると判断してくれる可能性があります。記録の連続性と整合性が、何よりも説得力を持つのです。

契約書・注文書・業務記録などの裏づけを残す

領収書がなくても、他の書類で取引の事実を証明できれば経費として認められる可能性が高まります。契約書、注文書、業務日報、訪問記録、メールのやりとり。こうした裏づけ資料を丁寧に保存しておくことです。

たとえば外注費を現金で払った場合、契約書や発注書があれば、その取引が実在したことを示せます。業務記録や日報に作業内容が記載されていれば、さらに証拠が固まります。

税務調査では、帳簿と通帳と業務記録が連続してつながっていることが重視されます。一つ一つの証拠は弱くても、複数の資料を組み合わせることで全体として説得力のある説明ができるのです。

電子決済・振込への切り替え

根本的な解決策は、現金払いをやめることです。電子決済や振込に切り替えれば、自動的に記録が残り、証拠の確保が簡単になります。

クレジットカードで支払えば利用明細が発行され、税務調査でも有力な証憑になります。銀行振込なら通帳に記録が残り、いつ誰にいくら払ったかが明確です。

スマホ決済やQRコード決済も、利用履歴がアプリに残るため証拠として使えます。飲食店の仕入れや経費の支払いを、できる限りキャッシュレスにしていくことが、税務リスクを減らす最も確実な方法なのです。

業界の慣習で現金払いが続いている場合でも、取引先と相談して振込に変更できないか交渉してみる価値はあります。お互いに記録が残る方が、後々のトラブル防止にもなります。

現金手渡し・領収書なしの支払いで注意すべき支払いの種類

外注費・請負費などの経費支払い

飲食店では、清掃業者や修理業者、配達業者などに外注費を支払う機会が頻繁にあります。こうした支払いを現金で行い、領収書をもらい忘れるケースは非常に多いのです。

外注費は金額が大きくなりがちなので、証拠がないと税務調査で真っ先に指摘されます。架空の外注先を作って経費を水増ししているのではないかと疑われるからです。

外注費を現金で払う場合は、必ず領収書をその場でもらうこと。もし相手が領収書を出せないなら、契約書や発注書、作業完了報告書など、他の証拠を確実に残しておく必要があります。業務メールや写真、作業前後の記録なども有効です。

給与・賃金を現金で支払う場合の注意点

従業員への給与を現金で払っている飲食店もまだまだあります。特にアルバイトやパートの日払い・週払いは現金が一般的でしょう。

給与を現金で支払う場合、給与台帳をきちんとつけることが絶対条件です。誰に、いつ、いくら払ったかを明確に記録しておかなければ、税務調査で人件費が認められない可能性があります。

また、従業員から受領印をもらうことも重要です。給与明細書に受領のサインをもらっておけば、支払いの事実を証明できます。源泉徴収簿と給与台帳を連動させて管理することで、記録の信頼性が高まります。

実は給与の現金払いは、社会保険や労働保険の手続きとも関連します。記録が不十分だと、労働基準監督署や年金事務所からも指摘を受けるリスクがあるのです。

売上・収入を現金でもらう場合の証明方法

飲食店の売上は現金が中心という店も多いでしょう。お客様から現金で代金をもらい、レジに入れる。これ自体は何の問題もありません。

しかし税務調査では、現金売上の記録がきちんとついているかが厳しくチェックされます。レジの記録、売上日報、現金出納帳が連動しているか。現金の流れが追えるかどうかが焦点になるのです。

売上を過少申告して税金を逃れているのではないかと疑われないよう、日々の売上をきちんと記録し、現金の動きを明確にしておくことが重要です。レジシステムを導入して電子的に記録を残すことも、有効な対策になります。

現金手渡し・領収書なしに関する税務調査・否認リスクへの対応

税務署がチェックするポイント

税務調査で調査官は何を見るのか。まず領収書の日付や金額、支払先が正しいかを確認します。取引の内容が事業に関係しているか、私的な買い物が混ざっていないかもチェックされます。

領収書の記載が後から書き換えられていないかも調べられます。筆跡やボールペンのインクの色合いから改ざんが見抜かれることもあるのです。架空の領収書や、空の領収書に後から記入したケースも、すぐにバレてしまいます。

調査官が特に注目するのは、高額な支出や頻繁に発生する経費です。交際費や外注費、消耗品費などは、不正が起きやすい科目として知られています。これらの支出について、領収書がなかったり説明がつかなかったりすると、厳しく追及されます。

否認されるリスクとその防止策

経費が否認されると、その分だけ所得が増え、追加で税金を納めなければなりません。悪質と判断されれば、過少申告加算税や重加算税まで課される可能性があります。

否認を防ぐには、日頃から証拠書類をきちんと保管し、整理しておくことです。領収書は科目ごと、月ごとに分けてファイリングし、調査官が求めたときにすぐ出せる状態にしておく。

出金伝票を使う場合も、できる限り裏づけ資料を添付しましょう。会議の案内メール、イベントのチラシ、ご祝儀袋のコピーなど、どんなささいなものでも、取引の事実を補強する助けになります。

そして最も重要なのは、調査官に嘘をつかないことです。わからないことはわからないと正直に答え、記憶が曖昧なら曖昧だと伝える。嘘をついて後からバレると、悪質とみなされて重加算税の対象になってしまいます。

調査対象期間と追加課税の影響

税務調査では、通常は過去3年分の帳簿や領収書がチェックされます。ただし不正が疑われる場合は、5年、場合によっては7年まで遡って調査されることがあります。

追加で税金を納めることになった場合、本来の税額に加えて延滞税や加算税も課されます。金額によっては、事業の資金繰りに深刻な影響を与えかねません。

特に消費税の仕入税額控除が否認されると、納税額が大きく増えます。所得税や法人税では経費として認められても、消費税では控除が受けられないという非対称な状況が起こりうるのです。

これは電子取引の電子データ保存が2024年1月から完全義務化されたことと関係しています。メールで受け取った請求書や、ネットでダウンロードした領収書は、電子データのまま保存しなければなりません。印刷して紙で保存するだけでは認められないのです。

さらにインボイス制度により、消費税の仕入税額控除を受けるには、適格請求書の保存が必須になりました。3万円未満の取引でも領収書が必要になり、従来の特例は廃止されています。

つまり現金で払って領収書がない場合、所得税・法人税の経費は認められても、消費税の控除は否認されるという事態が現実に起こるのです。この制度差を理解していないと、予想外の追徴税額に直面することになります。

現金中心の経営を続けている飲食店ほど、記録の欠落リスクが高く、税務調査の対象にも選ばれやすい傾向があります。だからこそ日々の証跡整備が、コスト対効果の面でも優位になるのです。

電子取引が当たり前になり、電子帳簿保存法の宥恕期間も終了した今、税務行政は紙の領収書偏重からデジタル証跡重視へと明確にシフトしています。現金で払って領収書がない状況ほど、即時記録とデジタル証跡の組み合わせが最適解になっているのです。

現金手渡し・領収書なしのまとめ

現金で支払って領収書をもらわなかった場合でも、適切な記録を残せば経費として認められる可能性があります。ただし所得税や法人税では他の証拠で代替できても、消費税の仕入税額控除はインボイス保存が必須なので、経費は通っても消費税控除は否認されるという非対称が起こります。

日付・支払先・金額・目的の四要素を即時に記録し、出金伝票や現金出納帳、契約書などの裏づけ資料を組み合わせることが重要です。

税務調査では記録の連続性と説明可能性が重視されるため、できる限り振込やクレジット決済に切り替えて証跡を残すことが最善の対策になります。

2024年1月から電子取引の電子保存が完全義務化されたいま、現金中心の経営ほど記録管理の徹底が求められています。